Última actualización: octubre de 2026
No. Desde 2019 toda academia con personal contratado debe registrar la jornada de sus trabajadores, pero la ley no exige que sea digital: vale cualquier sistema, en papel o digital, que sea fiable y no se pueda manipular después. El real decreto que impondría el formato digital seguía sin aprobarse a finales de octubre de 2026.
¿Es obligatorio el registro horario digital en una academia hoy?
Hoy no. Lo que sí es obligatorio, y lo es desde el 12 de mayo de 2019, es registrar cada día la jornada de las personas que trabajan en tu academia con contrato laboral. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que entró en vigor con el Real Decreto-ley 8/2019 publicado en el BOE.
La ley no dice cómo hay que hacerlo. La guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que ofrezca información fiable y que nadie, ni la academia ni el trabajador, pueda modificar después. Dicho de otro modo: el registro es obligatorio; el formato digital, por ahora, no.
Lo que ha cambiado es el horizonte. El Gobierno tramita un real decreto para exigir que el registro sea digital y ese texto sigue pendiente de aprobación. Más abajo te explico en qué punto está y qué se sabe de su contenido.
¿Qué exige la ley a una academia con el registro de jornada?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo claro:
- El registro es diario e incluye el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- La academia conserva los registros durante cuatro años.
- Durante ese tiempo permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- La forma de organizar y documentar el registro se decide por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no existe ninguno de los dos, decide la dirección de la academia tras consultar a los representantes legales de los trabajadores, si los hay.
Según la guía del Ministerio, «a disposición» significa que se pueda acceder al registro en cualquier momento en que alguien lo pida, y que esté en el centro o sea accesible desde él de forma inmediata. No obliga a entregar copias, salvo que se pacte expresamente.
¿A quién afecta dentro de una academia?
A toda la plantilla con contrato laboral, sea cual sea su categoría y el tamaño del centro: profesorado, secretaría, coordinación y cualquier otro puesto. La guía del Ministerio solo exceptúa al personal de alta dirección y a las relaciones que quedan fuera del Estatuto de los Trabajadores. La flexibilidad horaria tampoco exime: el registro diario se hace igualmente.
¿Y los profesores a tiempo parcial o por horas?
Son muy habituales en las academias y también están incluidos. Quienes tienen contrato a tiempo parcial ya contaban con una obligación propia de registro diario, prevista en el artículo 12.4.c del Estatuto, que el artículo 34.9 no sustituye: ambas conviven.
¿Y los colaboradores autónomos?
Las relaciones excluidas del Estatuto de los Trabajadores, como las de los autónomos, no están sujetas a este registro. Eso vale cuando la relación es realmente mercantil; si tienes dudas sobre cómo encaja cada colaborador de tu centro, consúltalo con tu asesor laboral.
¿Qué cuenta como jornada: clases, tutorías, preparación?
La ley exige el inicio y el final de la jornada, y la guía recomienda dejar por escrito qué forma parte de ella, sobre todo las pausas. En una academia, con clases sueltas y huecos entre grupos, conviene fijar ese criterio con tu convenio o tu asesor laboral antes de elegir herramienta. Así evitas que el registro diga una cosa y la realidad otra.
¿Qué multa tiene no registrar la jornada?
La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera infracción grave incumplir las normas sobre registro de jornada, en su artículo 7.5. Las multas por infracción grave van de 751 a 7.500 euros, repartidas en tres tramos:
- Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
- Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
- Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.
El tramo en el que caes depende de las circunstancias de cada caso, como el número de trabajadores afectados. Las sanciones son posibles desde que el artículo 34.9 entró en vigor, en 2019.
¿Qué está pendiente? El real decreto del registro horario digital
La obligación de que el registro sea digital no está en vigor. Depende de un real decreto cuya tramitación ha sido larga:
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros acuerda tramitar el registro horario digital por separado, mediante real decreto y por vía de urgencia.
- 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable sobre el proyecto. No es vinculante.
- Verano de 2026: la aprobación se aplaza varias veces mientras se revisa el texto.
- Principios de octubre de 2026: el secretario de Estado de Trabajo da por concluida la revisión y confía en llevar el texto al Consejo de Ministros en octubre.
- Finales de octubre de 2026: según las fuentes consultadas, el real decreto sigue sin aprobarse y sin publicarse en el BOE.
Al ser un real decreto, puede aprobarse en cualquier reunión del Consejo de Ministros sin pasar por el Congreso. Por eso la situación puede cambiar de una semana a otra. Para comprobarlo, mira el BOE y la referencia que publica La Moncloa después de cada Consejo de Ministros. La fecha de «última actualización» de arriba indica hasta cuándo llega la información de este artículo.
¿Qué se sabe de su contenido?
El texto no es definitivo y puede cambiar antes de aprobarse. Lo que ha trascendido del borrador es esto:
| Aspecto | Lo que exige la ley hoy | Lo que prevé el borrador del real decreto |
|---|---|---|
| Registro diario de jornada | Obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 | Se mantiene |
| Formato | Papel o digital, si es fiable y no manipulable a posteriori | Solo digital: el papel y las hojas de cálculo dejarían de valer |
| Qué se registra | Horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador | Sin cambios relevantes conocidos |
| Conservación | Cuatro años | Cuatro años |
| Acceso de la Inspección | El registro debe estar a su disposición | Consulta en remoto |
| Situación | En vigor | Pendiente de aprobación; el texto puede cambiar |
Tampoco hay fecha de entrada en vigor ni plazo de adaptación confirmado: los fijará el propio texto cuando se publique. Las especificaciones técnicas definitivas no se conocerán hasta entonces.
¿Sirven el papel y el Excel mientras tanto?
Sí, hoy son válidos si cumplen el requisito de fiabilidad que marca la guía del Ministerio. Hay dos matices que conviene tener en cuenta.
El primero: si el real decreto se aprueba como el borrador, el papel y las hojas de cálculo dejarían de valer como sistema ordinario y tendrías que cambiar de método cuando acabe el plazo de adaptación. El segundo: aun con la norma actual, una hoja que cualquiera puede editar tiene difícil encaje con la exigencia de que el registro no se pueda alterar a posteriori, y esa exigencia es la que revisaría la Inspección.
Si ya estás pensando en dejar las hojas de cálculo, tienes una guía sobre cómo migrar los datos de tu academia de Excel a un software de gestión. Y si todavía estás comparando opciones, la página de software de gestión para academias: qué es, tipos y cómo elegir te ayuda a decidir qué módulos necesitas.
¿Cómo preparar tu academia para el registro horario digital?
No hace falta esperar a la aprobación del decreto para ordenar lo que ya es obligatorio. Estos pasos sirven tanto con la norma actual como con la que está en camino:
- Revisa tu convenio colectivo. Mira si regula el registro de jornada y si en tu academia hay representantes legales de los trabajadores a los que consultar.
- Define por escrito qué cuenta como jornada. Clases, tutorías, preparación, reuniones y huecos entre grupos. Hazlo con tu asesor laboral.
- Elige un sistema que registre inicio y fin de forma inalterable. Que quede constancia de cada fichaje y de cualquier corrección posterior.
- Cuida la privacidad del equipo. Si el sistema usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización, deben respetarse los derechos a la intimidad que recoge la guía del Ministerio.
- Informa al equipo. Explica cómo se ficha, qué se hace si alguien olvida hacerlo y cómo se corrige un registro.
- Asegura el histórico de cuatro años. Comprueba que puedes exportar los registros si cambias de herramienta.
Si quieres ver cómo se plantea esto en un centro como el tuyo, tienes más detalle en control horario en academias: obligación y herramienta de gestión. Y si estás revisando tus sistemas, otra obligación digital que se acerca es Verifactu: te lo contamos en Verifactu para academias en 2027: nuevas fechas, quién está obligado y cómo prepararte.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario en academias
¿Puedo seguir usando papel o Excel para registrar la jornada en mi academia?
Hoy sí, siempre que el sistema sea fiable y no se pueda manipular después, ni por la academia ni por el trabajador. Si el real decreto se aprueba tal y como ha trascendido el borrador, el papel y las hojas de cálculo dejarían de valer como sistema ordinario. Además, una hoja que cualquiera puede editar tiene difícil encaje con el requisito de inalterabilidad.
¿Tienen que fichar los profesores autónomos o los colaboradores externos?
La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores afecta a quienes trabajan con contrato laboral. Según la guía del Ministerio de Trabajo, las relaciones excluidas del Estatuto, como las de los trabajadores autónomos, no están sujetas a este registro. Si dudas de cómo encaja cada colaborador, consúltalo con tu asesor laboral.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
Cuatro años. Durante todo ese tiempo deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si cambias de herramienta de fichaje, conviene asegurarte de conservar también el histórico.
¿Qué multa puede tener una academia por no registrar la jornada?
No registrar la jornada es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las multas por infracción grave van de 751 a 7.500 euros: de 751 a 1.500 en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.
¿Cuándo será obligatorio el registro horario digital?
Todavía no hay fecha. A finales de octubre de 2026 el real decreto que lo impondría no se había aprobado ni publicado en el BOE. Entrará en vigor con su publicación y el plazo de adaptación lo fijará el propio texto.
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