Última actualización: septiembre de 2026
Verifactu es el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria que exige a empresas y autónomos usar programas de facturación que garanticen la integridad de cada factura emitida. Tras el aplazamiento aprobado en diciembre de 2025, la obligación entra en vigor el 1 de enero de 2027 para las empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de entidades, un grupo en el que se incluye la inmensa mayoría de academias y centros de formación.
¿Qué es Verifactu y por qué afecta a tu academia?
Verifactu es el sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, desarrolla sus requisitos técnicos: cada factura o recibo emitido con un programa informático debe generarse mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF) que garantice que los registros no se puedan alterar, duplicar o eliminar sin dejar rastro.
Para una academia, esto afecta a algo tan cotidiano como los recibos de matrícula y las cuotas mensuales, o las facturas a empresas que bonifican la formación de sus empleados. Si emites cualquiera de estos documentos con un ordenador, un móvil o una plataforma de gestión —y no en papel puro redactado a mano—, entras en el ámbito de aplicación de Verifactu.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu? Calendario actualizado (2025-2027)
La fecha que más circula por internet —julio de 2025— ya no es la que aplica a las academias. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3 de diciembre de 2025), aplazó un año la entrada en vigor de la obligación para empresas y autónomos. Estas son las fechas vigentes hoy:
| A quién afecta | Fecha límite | Situación actual |
|---|---|---|
| Fabricantes y desarrolladores de software de facturación | 29 de julio de 2025 | Ya en vigor: solo pueden comercializar software adaptado |
| Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (academias como S.L., S.A. o cooperativa de enseñanza) | 1 de enero de 2027 | Pendiente |
| Autónomos y el resto de entidades (academias como autónomo, sociedad civil, comunidad de bienes…) | 1 de julio de 2027 | Pendiente |
En la práctica, si tu academia opera como autónomo o sociedad civil, tu fecha límite es el 1 de julio de 2027. Si está constituida como sociedad mercantil, es el 1 de enero de 2027. En ambos casos, el proveedor del software que usáis para facturar ya debería tenerlo adaptado desde julio de 2025.
¿Por qué se retrasó el calendario?
Hacienda concedió este margen adicional por dos motivos: por un lado, muchos desarrolladores de software necesitaban más tiempo para completar la adaptación técnica (encadenado de registros, huellas digitales, remisión automática); por otro, se ha buscado que la entrada en vigor de Verifactu coincida mejor con el calendario de la factura electrónica obligatoria, para evitar que las academias tengan que cambiar de sistema dos veces en poco tiempo.
¿Qué academias están obligadas a cumplir Verifactu?
La respuesta corta es: prácticamente todas. La obligación no depende del tamaño del centro ni de su forma jurídica, sino de cómo emite sus documentos de cobro. Están dentro del ámbito de Verifactu:
- Academias constituidas como autónomo, sociedad civil, comunidad de bienes, S.L. o cooperativa de enseñanza.
- Centros que emiten recibos de matrícula o mensualidad a través de una plataforma de gestión académica, una hoja de cálculo o cualquier programa informático.
- Academias que facturan a empresas, ayuntamientos o administraciones por cursos de formación bonificada.
Quedan técnicamente fuera quienes facturan en papel redactado a mano, sin ningún sistema informático de por medio. En la práctica esto es casi inexistente en un centro educativo actual, y la Agencia Tributaria presume que cualquier academia con cierto volumen de alumnos utiliza un sistema informático, así que apoyarse en esta excepción es un riesgo alto ante una inspección.
Qué cambia en la forma de facturar de tu academia
Cumplir Verifactu no es solo una cuestión de fecha: también cambia cómo se genera cada recibo.
- Encadenamiento de registros: cada factura queda vinculada a la anterior mediante una huella digital (hash), de forma que cualquier alteración posterior deja rastro.
- Código QR obligatorio: cada factura debe incorporar un código QR que permita verificar los datos básicos ante la AEAT.
- Dos modalidades posibles: modalidad Verifactu, con remisión inmediata de cada registro a la Agencia Tributaria, y modalidad no-Verifactu, que exige conservar y poder aportar los registros bajo petición, con más obligaciones de custodia.
- Fin de las facturas «editables»: ya no será posible borrar o modificar un recibo ya emitido en una hoja de cálculo sin que quede constancia. Si tu academia todavía usa este tipo de plantillas para las mensualidades, es el primer punto que debes cambiar.
Verifactu y factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece): no son lo mismo
Es habitual confundir Verifactu con la futura factura electrónica obligatoria B2B, pero regulan cosas distintas. Verifactu controla cómo se genera y registra internamente cada factura, para evitar el fraude fiscal. La Ley Crea y Crece, en cambio, obligará a emitir e intercambiar facturas en un formato electrónico estructurado entre empresas y autónomos, con el objetivo de reducir la morosidad.
Sus calendarios también son distintos: la factura electrónica B2B se prevé obligatoria a partir de octubre de 2027 para empresas de más de 8 millones de euros de facturación, y de octubre de 2028 para el resto de empresas y autónomos, aunque estas fechas dependen de la aprobación definitiva de la orden ministerial, prevista para octubre de 2026. Le dedicaremos un artículo específico a esta normativa, pero conviene no mezclar ambos plazos.
Qué pasa si tu academia no cumple los plazos de Verifactu
El régimen sancionador de la Ley Antifraude, desarrollado en el Real Decreto 1007/2023, distingue dos figuras:
- Si tu academia utiliza, después del plazo que le corresponda, un programa de facturación no adaptado a Verifactu, la sanción puede llegar a 50.000 euros por ejercicio económico.
- Si es el proveedor del software quien fabrica, comercializa o mantiene un programa no conforme (por ejemplo, que permita editar facturas sin dejar rastro), la sanción puede alcanzar los 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema.
Además de la sanción económica, las facturas emitidas con un sistema no homologado pueden no considerarse válidas a efectos fiscales, lo que complica cualquier inspección o revisión posterior de la contabilidad de tu academia. No es la única obligación que ha cambiado en poco tiempo para los centros educativos: algo parecido ocurrió con el control horario en academias, otra normativa que muchos centros tuvieron que incorporar sin apenas margen de reacción.
Cómo preparar tu academia para Verifactu: checklist paso a paso
- Comprueba con tu proveedor de software si el programa con el que generáis recibos y facturas ya está adaptado a Verifactu (los desarrolladores debían cumplir desde julio de 2025).
- Si vuestras mensualidades o matrículas se gestionan con hojas de cálculo, plantillas de texto o recibos hechos a mano, planificad la migración a un software homologado antes de vuestra fecha límite.
- Confirmad que el sistema genera correctamente el encadenamiento de registros, la huella digital y el código QR en cada factura.
- Decidid, junto con vuestro proveedor o asesoría, si vais a operar en modalidad Verifactu o no-Verifactu.
- Formad al personal administrativo del centro en el nuevo flujo de facturación con margen suficiente, no la última semana antes del plazo.
- No esperéis al segundo semestre de 2026: se prevé que la demanda de migración entre proveedores de software se concentre en los meses previos a cada fecha límite, lo que puede alargar los tiempos de adaptación.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu para academias
¿Verifactu ya es obligatorio en 2026?
No. El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó la entrada en vigor a 2027: el 1 de enero para empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio para autónomos y el resto de entidades. En 2026 solo es obligatorio para los fabricantes de software, que debían adaptarse desde julio de 2025.
¿Qué academias están exentas de Verifactu?
Solo quedan fuera las que facturan en papel, sin ningún sistema informático de por medio. En la práctica, casi ninguna academia actual factura así, por lo que la inmensa mayoría de centros —autónomos, S.L., cooperativas de enseñanza— están dentro del ámbito de la norma.
¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?
Verifactu regula cómo se genera y registra cada factura para evitar su manipulación. La factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) regula el formato e intercambio de facturas entre empresas. Son normativas distintas, con calendarios distintos, y la mayoría de academias tendrán que cumplir ambas.
¿Cuánto puede costarle a una academia no cumplir con Verifactu?
Usar un sistema de facturación no adaptado puede suponer una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio económico para el centro, además del riesgo de que sus facturas no se consideren válidas a efectos fiscales en una inspección.
¿Necesito cambiar de software si ya uso uno de gestión para mi academia?
No necesariamente. Si tu proveedor actual ya ha adaptado su módulo de facturación a los requisitos técnicos de Verifactu, no tendrás que cambiar de sistema, solo confirmar que la actualización esté activa antes de tu fecha límite.
El primer paso: pregúntale a tu proveedor, no a Google
La AEAT lleva meses insistiendo en lo mismo: quien espera al último trimestre antes de su fecha límite se encuentra con listas de espera en los proveedores de software. Así que el paso más útil que puedes dar hoy no es seguir leyendo artículos sobre Verifactu, sino escribirle a quien os lleva la facturación y preguntarle directamente en qué punto está la adaptación de vuestro sistema.
Si todavía gestionáis matrículas, cuotas o recibos con hojas de cálculo o plantillas sueltas, aprovecha además para centralizarlo junto con el resto de la gestión del centro. Puedes ver cómo lo hemos planteado nosotros en nuestra página sobre Verifactu para academias, o directamente probar Flup gratis durante 15 días y comprobar cómo queda todo en un solo sitio.